Is your company Brexit-ready?

With the suspension of the British Parliament, the Brexit is once again a 'hot topic' and it looks more like than ever that we are heading for a hard Brexit.

With the suspension of the British Parliament, the Brexit is once again a 'hot topic' and it looks more like than ever that we are heading for a hard Brexit. We therefore invited customs expert Kerstien Celis for a word on the possible consequences for Belgian businesses in terms of customs formalities. Read our interview below!

How did you come into contact with logistics, and customs in particular?

I first worked in the private sector at a company that develops both barcodes and standards in order to organise the entire supply chain as optimally as possible. I also worked for a company that develops applications for the port, including the customs application for submitting declarations. That's how I gradually rolled into it. Then I made the switch to education, because there was still a need for someone with the customs background that I had. This was the challenge I needed and it gave me the opportunity to write a book together with Josse Verbeken about customs and excise.

We are heading for a hard Brexit at the end of October. What does that mean and what are the consequences?

In the event of a tough Brexit, the customs union will disappear. The customs authorities in Belgium have already conducted their own investigation into the consequences of this for their systems. Among other things, they expect an increase in export declarations of 47%. When it comes to import declarations, this will be an increase of about 14%. This is an immense increase and involves a lot of extra administration.

These customs declarations have to be created by the company itself or by external customs agents. Often, companies will for the most part make the declarations themselves and forward the difficult cases to the customs agent. It is now known that around 40,000 companies are trading with the UK and 20,000 have no experience of import and export.

So for these companies, which previously had no experience of exporting outside the European Union, it is a completely new matter and a profound change. Fortunately, they can rely on the knowledge of external customs agents. As a company, please bear in mind that the customs agents and other control institutions such as the FASFC will be faced with a shortage of staff in October.

In addition, as a company you will also have to pay import duties to import goods from the UK. On average these amount to 2%, but the rates can vary greatly from sector to sector. For example, the textile sector will have to deal with 15% import duties. Other products will be subject to 0% import duty. In the meantime, UK Customs has launched a "partnership pack" containing a lot of information on this subject.

Finally, there are also more questions about incoterms in certain contracts. If, for example, an ex-works incoterm is used, it will become more difficult for the customer in the UK to put everything in order.


Waar liggen de douane-implicaties voor magazijnen specifiek?

Door de komst van de Brexit zullen extra controles opgeworpen worden bij het kantoor van in- of uitgang en het kantoor van in- of uitvoer. De extra controles gaan gepaard met veel tijdverlies. Om dit te vermijden kun je een aanvraag indienen om je eigen magazijn te laten registreren als goedgekeurde laad- of losplaats. Hierbij krijg je de nodige vergunning die jou toelaten om de controle bij het douanekantoor over te slaan. Je hoeft dus alleen maar de controle aan het kantoor van uitgang in Zeebrugge te passeren. Op deze manier kun je veel tijd besparen!


Bij uitvoer spreken we over een goedgekeurde laadplaats en bij invoer over een goedgekeurde losplaats. Wanneer het transit betreft, dan heet dat toegelaten afzender/bestemmeling.

Hoe kan men zich nu al zo goed mogelijk voorbereiden op de komst van de Brexit?

De douane heeft zelf al enkele maatregelen genomen om bedrijven voor te bereiden op de komst van de Brexit door hen aan te schrijven met allerlei tips. Helaas is daar tot hiertoe nog (te) weinig reactie op gekomen. Ze raadt zeker aan om hun site te raadplegen. Daarop staat namelijk een tool, de Brexit Impact Scan, waarbij je de gegevens van je bedrijf invult en de tool jou vertelt welke zaken je nog in orde moet brengen.
Zo gaf de douane nog mee om vooraf contact op te nemen met de douane-expediteurs. Zo willen ze vermijden dat iedereen wacht tot oktober en een overrompeling van de douane expediteurs teweeg brengt. Zo zullen bedrijven die nog nooit eerder contact hebben gehad met de douane een EORI-nummer moeten aanvragen. Dat is je bestaand btw-nummer dat wordt erkend in het douanesysteem. Op dit moment duurt zo’n aanvraag een paar dagen, maar wanneer alle 20.000 bedrijven wachten tot eind oktober zullen deze wachttijden verder oplopen. Omdat de Britse overheid een nieuwe douanewetgeving heeft opgesteld die gebaseerd is op de Europese variant, zal je ook een Brits EORI-nummer nodig hebben.
De overheidsorganisatie Flanders Investment and Trade geven hiernaast nog het advies om de openingsuren van jouw douanekantoor al op te zoeken en met hen contact op te nemen. Het is niet altijd evident om te weten onder welk kantoor je valt.
Bedrijven die voor het eerst invoeren, zullen ook in aanraking komen met de Kamer van Koophandel. Zij verstrekt de certificaten van oorsprong voor goederen. Deze certificaten worden regelmatig gevraagd door klanten om een ‘made in’ label te kunnen aanbrengen of om zekerheid te hebben over de oorsprong. Zo wil Saoedi-Arabië bijvoorbeeld niet dat er goederen uit Israël worden ingevoerd, om deze reden vraagt men in dat land steeds om een certificaat van oorsprong.
Wanneer je als bedrijf goederen invoert, zal je invoerrechten en btw betalen bij het binnenkomen van de goederen. Meer en meer wordt de betaling van de btw verlegd naar de kwartaal- of maandaangiftes. Ook daar heb je een vergunning voor nodig, namelijk de ET 14000. Opnieuw is het advies van de douane om tijdig deze vergunning aan te vragen. Wat de invoerrechten betreft, is het belangrijk dat je op een correcte manier de douanewaarde kunt bepalen, zodat je niet te veel invoerrechten betaalt. Intussen zijn alle invoertarieven gepubliceerd. Via dit partnership pack kun je dit opzoeken en ook vereenvoudigde werkingswijzen raadplegen.
Ook zullen bedrijven moeten investeren in gepaste douane-software. Dit is niet nodig wanneer je slechts enkele aangiftes per jaar indient, dan volstaat de PLDA-applicatie nog. Wanneer het aantal aangiftes toch aanzienlijk is adviseert men wel om te investeren in software. Als bedrijf begin je best tijdig met deze gesprekken.

Waar zullen bedrijven op moeten blijven inzetten na 31 oktober?

Blijvende investeringen in software en personeel zijn zeker nodig om de extra douaneformaliteiten af te handelen.
Daarnaast kun je als bedrijf best de AEO-certificaten behalen. Er zijn 2 belangrijke AEO-certificaten, namelijk het AEO custom simplification die te maken heeft met het opstellen van douaneaangiftes. Daarnaast is het AEO Security die de veiligheid van de goederenstromen nagaat en de mogelijke risico’s inschat. Het aanvragen neemt wel wat tijd in beslag, omdat je als bedrijf moet beschrijven hoe je douaneprocessen in zijn werk gaan, over welke handboeken je beschikt en hoeveel ervaren personeel je in dienst hebt. Wel leveren de AEO’s je op lange termijn veel tijdswinst op, omdat je meer structuur aanbrengt. Je bent verplicht alles na te gaan en handboeken te maken, zodat er op lange termijn minder fouten worden gemaakt en nieuwe werknemers sneller zijn ingewerkt.